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Google Workspace
Imagem de Firmbee por Pixabay

O Google Workspace  tem como seu maior objetivo mudar a forma como as empresas se comunicam, oferecendo o que existe de mais moderno e garantindo escalabilidade dos serviços para as empresas.

E isso não é por acaso, o Google é uma das maiores empresas de tecnologia da atualidade e o Google WorkSpace surgiu da necessidade de milhares de empresas em obter soluções voltadas para seus negócios.

O pacote de ferramentas do Google WorkSpace inclui diversos serviços como: Gmail para empresas, Google Documentos, Google Drive, Google Agenda e outras diversas ferramentas e recursos desenvolvidos pelo Google.

Portanto, se você é um Gestor de T.I de uma empresa ou é empreendedor, é bem interessante você conhecer mais um pouco sobre as ferramentas do Pacote Google WorkSpace e entender como elas vão impactar positivamente seu negócio.

Afinal, estamos falando de ferramentas utilizadas mundialmente por milhões de pessoas e que foram aprimoradas e customizadas pela maior empresa de tecnologia do mundo para uso empresarial com total segurança, disponibilidade, usabilidade, acessibilidade e escalabilidade das empresas sem gerar impactos as suas operações.

Vamos então conhecer agora sobre as principais ferramentas disponibilizadas neste pacote de ferramentas do Google?

1.Como surgiu o Google WorkSpace?

Antes de começar a falar sobre as ferramentas do pacote Google WorkSpace é primordial entender quando tudo começou.

O que conhecemos hoje como o Google WorkSpace já passou por diversas atualizações e melhorias e já teve diversos nomes.

O Google WorkSpace Foi criado por Rajen Sheth, um funcionário da Google que também desenvolveu os Chromebooks. O primeiro pacote de ferramentas do Google foi no lançado no ano de 2006 com o nome de “Gmail For Your Domain”. 

Nesta primeira versão a adesão ao serviço era apenas por convite, que na ocasião permitia o uso do Gmail com um nome de domínio personalizado.

No “Gmail For Your Domain” era oferecido 2 GB de espaço de armazenamento de e-mails na época. 

De 2006 até o lançamento do G Suíte foram liberadas diversas melhorias e atualizações dos recursos e ferramentas oferecidas pelo atual pacote de ferramentas empresariais que também passou um bom tempo conhecido como: “Google Apps” até meados de 2013 quando passou a se chamar G Suíte e hoje conhecido como Google WorkSpace.

2. Quais serviços estão integrados no Pacote de ferramentas do Google WorkSpace?

G suite do Google
Imagem: https://gsuite.google.com.br/

No pacote de ferramentas empresarial do Google WorkSpace é possível encontrar as seguintes ferramentas:

Ferramentas para realizar a comunicação na empresa:

E-mail profissional (Gmail para empresas), Agenda e Calendário e Sistemas de chats, para realizar ligações e de vídeo conferência.

Ferramentas de escritório:

Editor de documentos em texto, editor de planilhas, editor de apresentações, criador de sites, Formulários e muitas outras.

Gerenciamento de Arquivos:

Google Drive e Google Valt.

Painel de Administração:

Pelo painel de administração é possível realizar o gerenciamento dos usuários e dos recursos disponíveis.

Como já foi possível conhecer as principais (não todas) ferramentas disponíveis no pacote de aplicativos do Google WorkSpace.

Vamos conhecer agora um pouco mais sobre cada uma delas? 

3. E-mail (Gmail para empresas)

G Suite - Email Para empresas

O Serviço de e-mail do Google WorkSpace é totalmente desenhado com base na maior plataforma de e-mail do mundo Gmail.

Quando você está utilizando o Gmail do Google WorkSpace é possível observar que todas as funcionalidades que estão disponíveis no Gmail gratuito estão lá, no entanto, com algumas diferenças.

Por exemplo:

No Gmail empresarial (incluso no Google WorkSpace) não é apresentada nenhuma publicidade e existe a possibilidade de incluir a logomarca da empresa no lugar da logomarca do Gmail.

No entanto, existe um detalhe importante que deve ser observado que é no tocante a como é contabilizado o uso de armazenamento por conta do G Suíte.

A contabilização do uso de espaço de armazenamento, que são 30 GB  para cada conta do G Suíte é feita da seguinte forma:

Espaço utilizado no Gmail + Espaço utilizado no Google Drive = Espaço de armazenamento total.

Por exemplo:

Se você possui um espaço total de armazenamento de 30GB por conta (que é o espaço padrão para todas as contas do Google WorkSpace) e está ocupando 3 GB no Google Drive e mais 7 GB no Gmail, significa que seu espaço total utilizado é 10GB restando apenas mais 20GB.

A única ressalva é se você usa os documentos do Google como: Planilhas, Documentos e Apresentações.

Estes tipos de arquivos não consomem espaço de armazenamento, exceto, quando convertidos para formatos que não seja do Google Documentos como por exemplo: o “.xlsx” do Microsoft Office ou “.odf” do Open Office por exemplo. (citei estes dois exemplos de formatos, mas é valido para qualquer outro que não seja do Google). 

Portanto, se por algum motivo você precisar converter algum arquivo do Google documentos para outros formatos nestes o espaço ocupado por estes arquivos será contabilizado na contagem do seu espaço de armazenamento total.

Com o Gmail para empresas você sempre estará a par de tudo com notificações em tempo real, além de armazenar e-mails e dados importantes com segurança.

Os administradores de TI podem centralizar o gerenciamento das contas na organização e nos dispositivos através do painel administrativo.

Nota:

O espaço padrão de 30GB pode ser aumentado com a compra de mais espaço adicional que pode chegar a preços a partir de 9 dólares por mês para cada 100 GB de espaço.

4. Google Drive (Armazenamento em nuvem)

G Suite - Google Drive

O Google WorkSpace possui a maior ferramenta de armazenamento em nuvem o Google Drive.

O Google WorkSpace possui a maior ferramenta de armazenamento em nuvem o Google Drive.

Com o Google Drive as empresas podem guardar seus arquivos em nuvem com segurança e acessá-los de qualquer lugar do mundo, bastando apenas um dispositivo com acesso a internet.

Com relação ao espaço de armazenamento já citei anteriormente que o Google Drive divide o espaço de armazenamento total padrão de 30 GB com o Gmail, com exceção dos arquivos do Google Documentos.

O G Suíte também possui um recurso de sincronização entre dispositivos com o programa Drive File Stream.

Com este programa instalado em um computador por exemplo, todos os arquivos armazenados no Google drive ficam disponíveis através do próprio explorador de arquivos do Windows (Windows Explorer).

O programa funciona assim:

Ele cria uma visualização do que está armazenado no Google Drive e ao clicar sobre o arquivo é que ele procede com o download e execução do arquivo.

Garantindo que seja aberto um arquivo realmente atualizado.

No entanto, caso queria manter os arquivos no modo offline em seu computador é possível configurar esta opção.

O mais fantástico que vejo nesta ferramenta do Google Drive para uma empresa é que os arquivos armazenados no drive virtual podem ser visualizados e atualizados em tempo real de qualquer lugar do mundo através da internet.

Isso é algo que facilita muito a vida de executivos que precisam viajar sempre e ter as informações ao seu dispor com segurança e com agilidade para tomar suas decisões.

5. Google Docs (Google Documentos)

Suite do Google Docs
Imagem: https://gsuite.google.com/

O Google WorkSpace possui o Google Documentos integrado em seu pacote de ferramentas.

Com o Google Documentos é possível criar documentos de qualquer lugar com edição em tempo real.

Com o único pré requisito para sua utilização a conexão com a internet e um navegador de internet atualizado.

Apesar de o Google Documentos ser uma ferramenta de peso, é certo que utilizar um programa instalado como o Office 365 para este fim, ainda é a escolha de muitas pessoas, pois, ter um programa instalado no computador oferece uma experiência superior, dependendo claro de fatores externos como a qualidade da configuração do computador e da conexão a internet.

O Google Documentos disponibiliza recursos como os aplicativos Google Drive, Textos, Apresentações e Planilhas que podem ser editados em tempo real por várias pessoas ao mesmo tempo.

No quesito segurança o Google Documentos permite ser gerenciado por um administrador ou vários administradores indicados na ferramenta.

Portanto, é possível bloquear acessos de determinados colaboradores a determinados arquivos ou mesmo gerenciar níveis de acesso como: somente leitura ou edição e leitura.

Outro detalhe importante é que todas as alterações feitas no documento são guardadas automaticamente a todo momento.

Sendo assim, é possível usar o histórico de revisões para ver versões anteriores do mesmo documento ordenadas por data e por quem efetuou a alteração.

Os recursos do Google Documentos além de serem utilizados em computadores também podem ser instalados em praticamente qualquer dispositivo móvel como um smartphone ou tablet através dos aplicativos disponibilizados em suas respectivas lojas.

Outro ponto forte do pacote Google WorkSpace é a comunicação.

No Google Documentos podemos identificar esta presença da valorização da comunicação através do recurso que permite  contato direto com quem esteja atuando em tempo real com um determinado documento.

Contato Google Docs
Imagem: https://www.google.com/intl/pt_br/docs/about/

Mais não pense que é possível editar seus documentos apenas se estiver online, os documentos podem ser editados e depois sincronizados quando estiver conectado a internet, basta instalar os softwares de cada aplicação (editor de texto, planilha ou apresentações) diretamente no computador ou instalando os aplicativos para smartphones e tablets.

 

6. O Google Meet

O Google Meet é a Plataforma de comunicação do Google WorkSpace para vídeo conferências e áudio conferências.

Com o Meet é possível criar salas de vídeo ou áudio conferência e criar um link onde qualquer pessoa possa participar.

Este recurso é importantíssimo para empresas que possuem escritórios em diversos locais.

O limite de participantes é de 100, 150 e 250 a depender do plano que for escolhido no ato da contratação do Google WorkSpace.

O Meet também pode ser integrado com outras plataformas de Vídeo e áudio conferencia como o Skype For Bussiness do Office 365, Cisco e Polycom.

Já a plataforma de chat do Google WorkSpace é o Hangout Chat.

Com a plataforma como já diz o nome, é possível realizar conversas particulares ou em grupos podendo ser integrado ao Google Drive, permitindo anexar documentos na conversa sem precisar sair do chat para ir ao drive virtual do Google WorkSpace.

7. Google Sites

O Google site é uma ferramenta do pacote Google WorkSpace que permite as empresas criarem suas páginas web sem necessidade de conhecer sobre programação.

Portanto, é possível criar sites interessantes e de alta qualidade de forma colaborativa para uma equipe, um projeto ou um evento. Os sites têm uma aparência ótima em todas as telas, de computadores a smartphones. E você não precisa aprender design ou entender nada de programação.

A criação e a edição são extremamente simples: basta clicar, arrastar ou soltar. O design ´é reorganizado automaticamente com um layout de grade. Tudo se encaixa no melhor lugar, e é simples mover, redimensionar ou reorganizar.

Inclusive se sua empresa precisa de uma intranet para disponibilizar os recursos da empresa o Google Sites do Google WorkSpace é uma excelente escolha.

O que vejo de muito valioso no Google sites é sua facilidade de manutenção, onde é possível criar páginas para cada departamento da empresa e deixar as atualizações das páginas a cargo do próprio setor, sem precisar aumentar sua equipe de T.I para atuar com estas atualizações ou inclusões de novos serviços.

Sem falar que cada setor saberá melhor destacar as informações e quais serviços são mais interessantes aos colaboradores em geral.

 

8. Recursos adicionais avançados do Google WorkSpace

O Google WorkSpace possui alguns recursos avançados que são de extrema importância para a segurança e disponibilidade das informações.

Segurança no acesso as informações – O Google WorkSpace possui politica de senhas, verificação em duas etapas e gerenciamento de todos os dispositivos móveis da empresa.

Portanto, é possível criar permissões de acesso distintas e atribuir regras no uso de aplicações, assim como reter informações evitando que dados sejam apagados de forma mal intencionada através do Vault que é um recurso disponibilizado para planos Enterprise do Google WorkSpace.

App Maker -Este recurso permite o desenvolvimento de aplicativos de forma simples sem a necessidade de um programador. A interface é bem parecida com um criador de sites, porém, com recursos avançados.

 

9. Suporte do Google WorkSpace

O pacote de aplicativos do Google WorkSpacee possui suporte 24 Horas por dia pelos 7 dias da semana.

O suporte pode ser obtido por e-mail, chat online ou pelo telefone: 0800-047-4795, com atendimento em português.

Para quem possui acesso ao painel de administração, o suporte pode ser obtido diretamente por ele, tendo como opção mais rápida de retorno para maioria dos casos o suporte via Chat online.

Além do suporte para Administradores, é mantida uma central de ajuda para os usuários comuns que acessam as ferramentas do Google WorkSpace que pode ser acessada pelo link:

https://support.google.com/a#topic=7570177

Além da central de ajuda é possível monitorar em tempo real o status de todos os serviços do Google WorkSpace pelo link:

https://google.com/appsstatus#hl=en&v=status

Além de todos estes recursos de suporte ainda é disponibilizado um fórum para interação dos Clientes Google WorkSpace que pode ser acessada pelo link logo abaixo:

https://support.google.com/a/community/?hl=en&gpf=%23!forum%2Fapps

 

10. Conclusão

O pacote do Google WorkSpace é uma ferramenta fantástica  para empresas que prezam pela integração e maior colaboração entre os setores e funcionários da empresa. 

Portanto, a escolha pelo pacote de aplicativos do Google WorkSpace pode ser uma escolha acertada, pois a transição mesmo para quem já esta acostumado com pacotes de  ferramentas de escritório como o Office 365 será natural.

Algo que pesa bastante no que diz respeito ao Google WorkSpace é a sua disponibilidade das informações em tempo real em diversos dispositivos e em qualquer lugar do mundo com total segurança e rastreabilidade e controle de tudo que é feito.

Isso gera eficiência na tomada de decisões que são cruciais e de grande importância para as grande e pequenas empresas.

Conheça agora tudo sobre o G Suite e veja que ela pode ser o maior pacote de colaboração para a sua empresa.

Para ir direto a página do Google WorkSpace  Clique Aqui

 

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Sobre o Autor

Edson Pessoa
Edson Pessoa

Olá! Eu sou Edson Pessoa, Sou profissional de tecnologia, marketing digital e empreendedor digital. Sou apreciador de produtos de tecnologia em geral e adoro trazer dicas que tenham poder de mudar sua vida de alguma forma.

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